Распоряжение префектуры Зеленоградского АО г. Москвы от 18.02.2015 N 88-рп "О Регламенте префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы"
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ПРЕФЕКТУРА ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
ГОРОДА МОСКВЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 февраля 2015 г. № 88-рп
О РЕГЛАМЕНТЕ ПРЕФЕКТУРЫ ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО
ОКРУГА ГОРОДА МОСКВЫ
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП "О Регламенте Правительства Москвы" и в целях оптимизации работы префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы:
1. Утвердить Регламент префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы согласно приложению.
2. Первому заместителю префекта, заместителям префекта, руководителю аппарата префектуры, главам управ районов, руководителям и сотрудникам окружных структурных подразделений префектуры и другим должностным лицам руководствоваться требованиями, установленными Регламентом префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы.
3. Считать утратившим силу распоряжение префектуры от 25.11.2009 № 759-рп "О Регламенте префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы".
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя префекта Вишнякова Е.Е.
Префект
А.Н. Смирнов
Приложение
к распоряжению префектуры
Зеленоградского АО г. Москвы
от 18 февраля 2015 г. № 88-рп
РЕГЛАМЕНТ
ПРЕФЕКТУРЫ ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
ГОРОДА МОСКВЫ
1. Общие положения
1.1. Настоящий регламент префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы (далее - Регламент) определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы.
1.2. Префектура Зеленоградского административного округа города Москвы (далее - префектура) - территориальный орган исполнительной власти города Москвы, подведомственный Правительству Москвы.
1.3. Высшим должностным лицом, возглавляющим префектуру, является префект Зеленоградского административного округа города Москвы, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Мэром Москвы.
Префект - должностное лицо городской администрации, осуществляющее в пределах предоставленных полномочий исполнительно-распорядительную, координирующую и контрольную деятельность на территории Зеленоградского административного округа города Москвы.
1.4. Префектура является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, бланки и печать с изображением герба города Москвы и со своим наименованием, иные служебные печати и штампы.
1.5. Префектура в рамках возложенных на нее полномочий координирует деятельность и осуществляет контроль за деятельностью находящихся в ее ведении управ районов города Москвы, подведомственных префектуре государственных унитарных предприятий (государственных предприятий, казенных предприятий, бюджетных предприятий), государственных учреждений города Москвы (далее - подведомственные префектуре организации).
1.6. Префектура осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти города Москвы, органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве (далее - органы местного самоуправления), юридическими и физическими лицами, общественными объединениями и иными негосударственными некоммерческими организациями.
1.7. Префектура во взаимоотношениях с федеральными органами государственной власти, органами исполнительной власти города Москвы, органами местного самоуправления представляет интересы Правительства Москвы в пределах своих полномочий.
1.8. Информация о деятельности префектуры доводится до сведения жителей округа через средства массовой информации, на встречах префекта, заместителей префекта с населением, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
1.9. Ответственность за организацию делопроизводства в префектуре возлагается на управление по организации работы с документами и обращениями граждан.
В управлении по организации работы с документами и обращениями граждан осуществляется:
- прием поступающей (входящей) и отправка исходящей служебной корреспонденции, ее регистрация, учет, контроль и анализ исполнения данных по ним поручений;
- прием, регистрация письменных обращений граждан, учет, контроль исполнения данных по ним поручений и анализ характера поступающих обращений;
- регистрация и учет распорядительных документов вышестоящих организаций;
- регистрация и учет проектов распорядительных документов вышестоящих организаций, направляемых на согласование префекту, контроль за ходом исполнения данных по ним поручений;
- регистрация и учет инициативных проектов распорядительных документов Правительства Москвы, подготовленных специалистами префектуры;
- организация приема граждан префектом и его заместителями, контроль исполнения данных по ним поручений и анализ характера поступающих обращений;
- регистрация, учет обращений граждан, поступающих через официальный портал префектуры в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, учет, контроль исполнения данных по ним поручений и анализ характера поступающих обращений;
- прием, регистрация и учет поступающих телефонных обращений в справочную службу, передача их в различные службы для принятия соответствующих мер, контроль за их рассмотрением и анализ характера поступающих обращений;
- формирование дел, их хранение, а также организационно-методическая и координационная работа по этим вопросам в управлениях префекта и управах районов.
1.10. Префектура издает по вопросам своей компетенции распоряжения и приказы. Порядок подготовки и выпуска распоряжений и приказов определяется настоящим Регламентом.
1.11. В отделе префекта осуществляется:
- организация приема префектом юридических лиц;
- контроль за исполнением поручений префекта, данных на оперативных совещаниях.
1.12. В контрольно-организационном управлении осуществляется:
- контроль за исполнением распорядительных документов вышестоящих организаций;
- подготовка и контроль за исполнением планов работы префектуры;
- организационно-методическая помощь управам районов.
В протокольной службе осуществляется:
- выпуск и регистрация распоряжений префектуры;
- выпуск и регистрация приказов префектуры;
- организация работы окружной коллегии префектуры (подготовка материалов к заседанию коллегии, рассылка предварительного материала через систему электронного документооборота, оповещение всех членов коллегии о дате, времени и месте проведения коллегии, ведение протокола, аудиозаписи выступлений на заседании);
- подготовка документов и передача их в архив в установленном порядке;
- контроль за качеством подготовки распорядительных документов;
- контроль за исполнением распоряжений префектуры;
- деятельность протокольной службы осуществляется в соответствии с Положением о протокольной службе.
1.13. Требования настоящего Регламента распространяются на всех должностных лиц префектуры, государственных гражданских служащих префектуры и других сотрудников, обеспечивающих деятельность префекта и префектуры, а также иных должностных лиц и служащих органов исполнительной власти города Москвы при работе с документами.
Электронные документы, оформленные в соответствии с требованиями федерального законодательства, являются равнозначными документам, оформленным на бумажном носителе, если иное не установлено федеральным законодательством. Если необходимость наличия документа в бумажной форме не определена нормативными правовыми актами, электронный документ имеет право хождения без создания и использования копий на бумажном носителе.
1.14. Несоблюдение требований Регламента должностными лицами префектуры, государственными гражданскими служащими префектуры и другими сотрудниками, обеспечивающими деятельность префекта и префектуры, влечет дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
2. Планирование работы префектуры
2.1. Планирование работы
2.1.1. Планирование деятельности префектуры строится на основе еженедельных и квартальных планов работы, направленных на реализацию основных направлений Программ Правительства Москвы и округа, обеспечение решений приоритетных задач развития округа, а также реализацию окружных целевых и комплексных программ, комплекса окружных и городских мероприятий в отраслевом и территориальном разрезе, включающих приоритетные направления социально-экономического развития, и в целях эффективного управления округом.
2.1.2. По результатам работы префектуры составляются отчеты о выполнении планов. Отчеты представляются по запросам департаментов, курирующих соответствующие направления деятельности префектуры.
2.2. План работы префектуры на квартал
2.2.1. С целью подготовки распоряжений префектуры по основным направлениям деятельности планы работы предусматривают проведение заседаний окружных коллегий, в повестку дня которых включаются не менее двух вопросов.
2.2.2. Ответственность за формирование и реализацию квартального плана работы префектуры возлагается на заместителей префекта в соответствии с распределением полномочий и на контрольно-организационное управление.
2.2.3. За 30 дней до начала планируемого периода контрольно-организационное управление рассылает первому заместителю префекта, заместителям префекта и главам управ районов напоминание о необходимости представления предложений в план работы префектуры на предстоящий квартал и на заседания двух первых коллегий последующего квартала.
2.2.4. Предложения в план работы префектуры направляются начальнику контрольно-организационного управления за подписью заместителя префекта, главы управы района не позднее чем за 20 дней до начала планируемого периода.
2.2.5. Обобщенный и сформированный проект квартального плана работы префектуры с визами заместителей префекта и глав управ районов представляется контрольно-организационным управлением на рассмотрение префекту не позднее чем за 7 дней до начала планируемого периода.
2.2.6. Квартальный план работы префектуры утверждается распоряжением префектуры на заседании окружной коллегии префектуры.
2.2.7. Контроль за выполнением плана работы префектуры осуществляется заместителями префекта в соответствии с распределением обязанностей.
Общий контроль за выполнением квартальных планов работы осуществляет контрольно-организационное управление.
2.3. Организация работы окружной коллегии
2.3.1. Общие положения
Окружная коллегия префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы (далее - Коллегия) - постоянно действующий совещательный орган, созданный при префектуре для обсуждения наиболее важных вопросов жизнеобеспечения Зеленоградского административного округа города Москвы.
Коллегия рассматривает основные вопросы деятельности префектуры и подведомственных ей структур, управ районов, окружных управлений и подразделений, организаций и учреждений, находящихся на территории округа, с целью обеспечения реализации основных направлений Программ Правительства Москвы и округа, годового плана работы Правительства Москвы и округа, комплекса окружных и городских мероприятий в отраслевом и территориальном разрезе, направленных на эффективное управление округом.
Состав и Положение об окружной Коллегии префектуры утверждаются распоряжением префектуры.
Заседания Коллегии проводятся на регулярной основе в соответствии с квартальным планом работы префектуры.
Председателем Коллегии является префект Зеленоградского административного округа города Москвы или лицо, официально его замещающее.
Заседания Коллегии проводятся в одном из залов заседаний административного здания префектуры. По решению префекта могут проводиться выездные заседания Коллегии.
В заседании Коллегии принимают участие постоянные и приглашенные участники. В состав Коллегии входят первый заместитель префекта, заместители префекта, главы управ районов, руководители структурных подразделений префектуры и могут входить руководители окружных отраслевых и функциональных структур.
В случае отсутствия члена Коллегии лицо, официально замещающее его, присутствует на заседании в качестве члена Коллегии.
На всех заседаниях Коллегии обязаны присутствовать начальник контрольно-организационного управления, начальник юридического отдела, начальник отдела префекта. В случае отсутствия начальника на заседании присутствует лицо, официально его замещающее.
В заседании Коллегии могут принимать участие прокурор (заместитель прокурора) округа, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, представители федеральных органов исполнительной власти, по согласованию с префектом могут приглашаться должностные лица Аппарата Мэра и Правительства Москвы, руководители организаций, общественных объединений, представители средств массовой информации, органов территориального местного самоуправления, депутаты Совета депутатов муниципальных округов Зеленоградского административного округа города Москвы и другие заинтересованные в обсуждении рассматриваемых вопросов лица.
Решения Коллегии оформляются протоколами, а также принятыми в результате обсуждения вопросов на заседаниях Коллегии распоряжениями префектуры с соответствующими поручениями, адресованными управам районов, подведомственным организациям, расположенным на территории округа, а также иным заинтересованным лицам.
Организационную подготовку и проведение заседания Коллегии обеспечивает секретарь Коллегии.
Секретарем Коллегии является сотрудник протокольной службы контрольно-организационного управления префектуры.
2.3.2. Порядок подготовки заседаний Коллегии префектуры
Заседания коллегии проводятся, как правило, 2 раза в месяц, по средам, начало заседаний - 14 часов 00 минут в соответствии с квартальными планами работы префектуры.
Список приглашенных в зал заседаний (комната 329) не может превышать 26 человек. В случае превышения указанного количества заседание Коллегии проводится в конференц-зале.
Вопросы на заседание Коллегии вносятся членами Коллегии в соответствии с планом работы префектуры.
Внесение вопросов и подготовка материалов осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
Внеплановые вопросы и другие изменения в плане работы Коллегии вносятся членами Коллегии только после предварительного согласования с префектом через контрольно-организационное управление.
В случае если запланированный вопрос не может быть подготовлен и требует дополнительной проработки, должностное лицо, ответственное за подготовку вопроса, не позднее чем за 10 дней до дня заседания Коллегии представляет на имя префекта через контрольно-организационное управление служебную записку с просьбой о снятии вопроса с рассмотрения на заседании Коллегии или переносе его на другой срок.
Должностное лицо, ответственное за подготовку вопроса, рассматриваемого на Коллегии, представляет за 5 календарных дней до дня заседания Коллегии в протокольную службу префектуры следующий пакет документов:
- заявку о включении вопроса в повестку заседания Коллегии с приложением списка приглашенных на заседание Коллегии (состав приглашенных участников Коллегии определяется при подготовке каждого конкретного вопроса заместителем префекта, главой управы, руководителем самостоятельного структурного подразделения. Список приглашенных согласовывается с префектом);
- материалы (справку по рассматриваемому вопросу), доклады выступающих, презентацию на электронном носителе, подготовленные для рассмотрения вопроса на заседании Коллегии, согласованные с заместителем префекта, ответственным за подготовку вопроса;
- списки выступающих (в порядке выступления) на заседании Коллегии (при этом фамилия, имя, отчество, занимаемая должность и организация (либо структурное подразделение) указываются полностью, в именительном падеже, наименование организации в соответствии с ее уставными документами);
- проект распоряжения префектуры по рассматриваемым вопросам.
Проекты распорядительных документов считаются представленными в протокольную службу префектуры при наличии всех необходимых виз согласования.
В целях контроля правильности оформления проектов и предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами исполнитель представляет в протокольную службу префектуры проекты распоряжений префектуры по плановым вопросам не позднее чем за 7 дней до дня заседания Коллегии, проекты распоряжений по оперативным вопросам (внеплановым) - не позднее чем за 3 дня до планируемой даты утверждения документа.
Контроль за качеством оформления проектов распорядительных документов по вопросам, вносимым на рассмотрение Коллегии, а также по принимаемым в рабочем порядке, осуществляет протокольная служба.
В качестве докладчика, как правило, выступают первый заместитель префекта, заместители префекта, главы управ районов, руководители структурных подразделений префектуры, подразделений и служб округа, ответственные за подготовку вопроса на заседание Коллегии.
При подготовке наиболее важных вопросов на заседания Коллегии должностные лица префектуры, ответственные за подготовку вопроса, в обязательном порядке должны включать в список выступающих содокладчика(ов) - оппонента(ов) из числа других должностных лиц окружных управлений, депутатов Совета депутатов муниципальных округов города Москвы, депутатов Московской городской Думы, а также специалистов других организаций.
Секретарь Коллегии на основе материалов, подготовленных и оформленных в соответствии с требованиями данного Регламента, формирует и представляет префекту на утверждение повестку дня очередного заседания Коллегии не позднее чем за 4 дня до даты заседания Коллегии.
Протокольная служба префектуры направляет членам Коллегии не позднее чем за 3 рабочих дня до дня заседания Коллегии утвержденную префектом повестку заседания предстоящей Коллегии с материалами по всем основным вопросам, выносимым на рассмотрение Коллегии, и проектов распоряжений с приложениями и поясняющим материалом всем членам Коллегии.
Контроль подготовки материалов к заседанию Коллегии префектуры, оповещение постоянных участников Коллегии о времени, месте и повестке дня окружной Коллегии осуществляется протокольной службой префектуры.
Оповещение приглашенных участников Коллегии и их регистрация перед началом заседания Коллегии обеспечивается лицом, внесшим вопрос на рассмотрение Коллегии.
Вопросы, по которым проекты документов не представлены в установленный срок, считаются неподготовленными и в повестку дня заседания Коллегии не включаются, о чем в установленном порядке докладывается префекту и доводится до сведения лица - инициатора вопроса.
Ответственное за подготовку вопроса должностное лицо готовит докладную записку на имя префекта с объяснением причин и предложением о переносе срока для принятия префектом окончательного решения.
В случае признания причин несвоевременного представления проектов распоряжений префектуры неуважительными к лицам, виновным в срыве заседания Коллегии, применяются меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные Законом города Москвы от 26.01.2005 № 3 "О государственной гражданской службе города Москвы" и Трудовым кодексом Российской Федерации.
2.3.3. Порядок проведения заседаний Коллегии префектуры
Заседание Коллегии начинается с проверки кворума и считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины от общего числа его членов. Решение о проведении или отмене заседаний Коллегии в зависимости от числа присутствующих принимает префект либо лицо, официально его замещающее.
Перед началом заседания Коллегии префект оглашает повестку дня заседания и определяет регламент выступлений, как правило, доклад - до 15 минут, содоклад - до 7 минут, выступление - до 5 минут.
Доклад по содержанию рассматриваемого вопроса должен быть четким, отражать проблемы с предложениями их решения.
Содоклад должен содержать критику и дополнять доклад, не повторяясь с докладом.
Выступление - по сути рассматриваемого вопроса, с предложениями.
Каждому докладчику и выступающему слово предоставляется префектом.
После каждого доклада, содоклада, выступления или всех выступлений (в соответствии с повесткой заседания, определенной в начале заседания) выступавшим могут быть заданы вопросы членами Коллегии и лицами, приглашенными на рассмотрение вопроса.
После ответов на вопросы начинаются прения, в ходе которых члены Коллегии могут высказать свое мнение по обсуждаемому вопросу и обратить внимание на замечания, данные ими при подготовке проекта распоряжения и не учтенные исполнителем.
После прений префект делает свое заключение по рассматриваемому вопросу и либо подписывает распоряжение префектуры в предложенной редакции, либо направляет представленный проект распоряжения префектуры на доработку с указанием конкретных замечаний, подлежащих устранению, определяет срок устранения этих замечаний и необходимость повторного согласования документа с заинтересованными службами, либо признает вопрос неподготовленным и переносит рассмотрение вопроса на другое заседание Коллегии.
Доработанный проект распоряжения префектуры с учетом замечаний, высказанных в ходе обсуждения вопроса на Коллегии, проектом распоряжения представляется на подпись префекту.
Подписанное распоряжение регистрируется датой обсуждения его на заседании Коллегии.
Принятые в результате обсуждения вопросов на Коллегии распоряжения префектуры утверждаются префектом в течение 3 дней, копии распоряжений префектуры рассылаются согласно рассылке.
Контроль за соответствием подготовленного распоряжения протоколу заседания Коллегии и соблюдением срока доработки документа осуществляет протокольная служба и начальник контрольно-организационного управления.
Оформление, согласование, регистрация и рассылка распоряжений префектуры осуществляются в соответствии с настоящим Регламентом.
2.3.4. Протоколы Коллегии
На заседании Коллегии секретарем ведется протокол. Протокол заседания Коллегии оформляется и предоставляется на подпись секретарем Коллегии в 3-дневный срок после проведения заседания Коллегии.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания Коллегий, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов (приложение 8).
Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст протокола, издаваемого в полной форме, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании членов Коллегии и при необходимости лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании Коллегии принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
- СЛУШАЛИ:
- ВЫСТУПИЛИ:
- ПОСТАНОВИЛИ:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка "Выступление прилагается". Постановление в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.
Текст протокола, издаваемого в полного форме, также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются инициалы и фамилии, а справа от инициалов и фамилии - наименования их должностей. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
от СМИ: Щеголева О.Н. - корреспондент газеты "41";
Кононенко Н.П. - заместитель главного редактора
газеты "Зеленоград сегодня"
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 и 1 межстрочным интервалом. Под наименованием вопроса указываются фамилии должностных лиц, выступивших с докладом и содокладом при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой составления протокола является дата заседания Коллегии.
Протоколам заседаний Коллегии присваиваются порядковые номера по нарастанию в пределах календарного года отдельно от других протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений, принятых на заседаниях Коллегии, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления в пределах вопроса.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам. Копии протоколов заверяются печатью протокольной службы.
Принятые на Коллегии решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью протокольной службы.
Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, размеры полей каждого листа документа должны быть не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее -
и имеют следующие реквизиты:
- полное официальное наименование органа исполнительной власти;
- вид документа - ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами, вразрядку, с использованием полужирного шрифта Times New Roman размером № 17 и выравнивается по центру);
- дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается от левого края текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами и печатается от правого края текстового поля;
- место проведения заседания: указывается, в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "дата и номер протокола", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
- вид заседания, отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю текстового поля.
Нумерация страниц начинается со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами и включают наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, и секретаря, личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Все поручения префекта, данные в ходе обсуждения вопроса на Коллегии и не отраженные в распоряжении префектуры, доводятся до сведения исполнителя секретарем Коллегии в 3-дневный срок, начиная со следующего рабочего дня после даты заседания Коллегии.
Контроль за исполнением распоряжений префектуры и поручений префекта, отраженных в протоколе, осуществляется протокольной службой.
Подписанные протоколы заседаний Коллегий хранятся в протокольной службе в течение года. По истечении срока сдаются в архив префектуры на хранение в установленном порядке.
Материалы, рассматриваемые на заседании Коллегии, хранятся в протокольной службе префектуры в течение года. По истечении срока сдаются в архив префектуры на хранение в установленном порядке.
Аудиозапись выступлений, заседаний Коллегии хранится в протокольной службе в течение 1 года, после чего уничтожается в установленном порядке.
2.4. Совещания и мероприятия, проводимые префектом, первым
заместителем префекта, заместителями префекта
2.4.1. Префект, первый заместитель префекта, заместители префекта, руководитель аппарата префектуры могут проводить совещания по вопросам, находящимся в их компетенции, с руководителями структурных подразделений аппарата префекта, специалистами, организациями и службами округа по мере необходимости, а с главами управ районов - в дни, установленные соответствующим распоряжением префектуры.
Постоянно действующими являются совещания, проводимые префектом:
- с первым заместителем префекта, заместителями префекта, главами управ;
- с руководителями окружных структур, городских служб и организаций;
- с Советом директоров.
2.4.2. Оперативное совещание с первым заместителем префекта, заместителями префекта, главами управ проводится, как правило, еженедельно по понедельникам в 11 часов 00 минут.
Ответственным за организацию и подготовку совещания является отдел префекта.
2.4.3. Оперативное совещание с руководителями окружных структур, городских служб и организаций проводится, как правило, еженедельно по пятницам в 15 часов 00 минут в конференц-зале префектуры.
Список участников оперативного совещания с руководителями окружных структур, городских служб и организаций утверждается префектом. Явка участников совещания обязательна. В случае отсутствия по уважительной причине участника совещания в работе совещания принимает участие лицо, официально его замещающее.
2.4.4. Протокол оперативного совещания префекта оформляется отделом префекта, регистрацию участников осуществляет контрольно-организационное управление префектуры.
2.4.5. Контроль выполнения поручений, данных на оперативном совещании префекта, и подготовка справки о выполнении поручений протокола осуществляется отделом префекта.
2.4.6. Протоколы оперативных совещаний префекта хранятся в отделе префекта в течение 5 лет.
2.4.7. Совещание с Советом директоров, как правило, проводится один раз в две недели. Ответственными за организацию и проведение совещания является отдел науки и промышленной политики, который обеспечивает явку руководителей, приглашенных на совещание, и ведение протокола. Повестка дня совещания согласовывается с префектом заранее.
2.4.8. Отдельные вопросы префект может рассматривать на закрытых совещаниях. При планировании закрытых совещаний (обсуждении вопросов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну) к работе привлекается Первый отдел префектуры.
2.4.9. Прочие производственные совещания проводятся по мере необходимости. Ответственность за подготовку и проведение этих совещаний возлагается на заместителя префекта (управление), в компетенцию которого входит вопрос, выносимый на совещание.
2.4.10. Информация о планируемых совещаниях заместителей префекта заблаговременно доводится до других заместителей префекта с целью надлежащей оптимизации и достижения наилучших результатов, а также исключения участия одного и того же должностного лица в одновременно проводимых совещаниях.
2.4.11. Приглашение на совещание осуществляется организатором совещания телефонограммой не позднее чем за двое суток до дня проведения совещания.
2.4.12. В трехдневный срок после проведения совещания, ответственным составляется протокол совещания с отражением конкретных поручений, данных на этом совещании, срока их исполнения и исполнителей. Протокол подписывается лицом, ведшим протокол, и представляется на утверждение руководителю, инициировавшему проведение совещания.
2.4.13. Рассылка протокола осуществляется всем лицам, принимавшим участие в совещании, и исполнителям конкретных поручений в трехдневный срок с момента утверждения протокола.
2.4.14. Контроль за исполнением поручений, данных на совещании, осуществляется структурным подразделением аппарата префектуры, ответственным за организацию и проведение данного совещания.
2.5. Мероприятия с участием префекта
На основании соответствующих поручений Мэра и Правительства Москвы регулярно, как правило, один раз в месяц, префект проводит следующие мероприятия.
2.5.1. Встречи префекта с населением округа.
Встречи префекта с населением округа проводятся ежемесячно, могут проводиться в префектуре, а также на территории районов.
Графики встреч формируются контрольно-организационным управлением префектуры на основании предложений первого заместителя префекта, заместителей префекта, глав управ районов и утверждаются заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителем Аппарата Мэра Москвы и Правительства Москвы. Информация о проведении встреч ежемесячно направляется в Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы.
Первый заместитель префекта, заместители префекта, главы управ районов не позднее чем за 5 рабочих дней до дня проведения встречи префекта представляют в контрольно-организационное управление префектуры справочные материалы (проблемные вопросы, пути решения, сроки, структуры, от которых зависит решение вопроса).
Первый заместитель префекта, заместители префекта, курирующие вопросы по теме встречи, не позднее чем за 5 рабочих дней до дня проведения встречи префекта представляют доклад, информационную справку, повестку, списки приглашенных.
Сформированные материалы представляются для ознакомления начальнику отдела префекта не позднее чем за день до дня проведения встречи.
Протокол встреч префекта с населением оформляется ответственным лицом, курирующим тематику встречи, и передается в контрольно-организационное управление префектуры.
Письменные обращения граждан и организаций, поступившие в ходе встреч, регистрируются в установленном порядке.
2.5.2. Заседание Координационного Совета префектуры, управ районов и органов местного самоуправления.
Положение об указанном Совете и его состав утверждены распоряжением префектуры. Ответственным за организацию подготовки и проведения этих мероприятий является контрольно-организационное управление.
2.5.3. Заседание Общественного совета Зеленоградского административного округа.
Положение об указанном Совете и его состав утверждены распоряжением префектуры. Ответственным за организацию подготовки и проведения этих мероприятий является контрольно-организационное управление.
2.5.4. Встречи префекта с представителями профсоюзных организаций.
Встречи префекта с представителями профсоюзных организаций, действующих на территории административного округа, по согласованию с ними проводятся один раз в месяц. Ответственным за организацию подготовки и проведения этих встреч является контрольно-организационное управление.
2.6. Совещания заместителей префекта
Организация совещаний заместителей префекта возлагается на структурные подразделения префектуры по направлениям деятельности.
Приглашение участников совещаний, подготовка материалов, ведение протокола совещания и контроль выполнения поручений, данных на совещаниях, осуществляется структурным подразделением префектуры, ответственным за организацию совещания.
2.7. Организация заседаний комиссий, рабочих групп,
штабов, советов
Организация и проведение заседаний комиссий, рабочих групп, штабов осуществляется в соответствии с положениями, утвержденными правовыми актами префектуры.
Протокол заседания оформляется ответственным секретарем комиссии, штаба, рабочей группы и подписывается председательствующим лицом.
Подлинники протоколов заседаний комиссий, рабочих групп, штабов хранятся в соответствующем управлении, отделе префектуры в течение сроков, определенных номенклатурой дел.
Оформление и рассылку выписок из протоколов заседаний комиссий, рабочих групп, штабов осуществляет секретарь соответствующей комиссии, рабочей группы, штаба.
2.8. Порядок подготовки материалов для префекта к заседаниям
Правительства Москвы и оперативным совещаниям Мэра Москвы
Ответственным подразделением за подготовку материалов для префекта к заседаниям Правительства Москвы и оперативным совещаниям Мэра Москвы является отдел префекта.
Сотрудники отдела префекта по понедельникам (к заседанию Правительства Москвы) и четвергам (к оперативным совещаниям Мэра Москвы) просматривают информационную систему заседаний и совещаний Правительства Москвы, распечатывают проекты повесток дня и распорядительных документов Правительства Москвы.
При необходимости запрашивают у первого заместителя префекта, заместителей префекта, руководителя аппарата префектуры информационные материалы по рассматриваемым вопросам и представляют префекту.
3. Порядок подготовки и оформления
распорядительных документов
3.1. Общие положения
3.1.1. В целях осуществления функций, возложенных на префектуру округа, префект в пределах своей компетенции издает следующие правовые акты:
- распоряжения префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы;
- приказы префектуры Зеленоградского административного округа города Москвы.
3.1.2. Правовые акты префектуры составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.